1. Wigo na wajibu
Taarifa hii inahusu website ya ShuleSasa, mawasiliano, akaunti, demo na mfumo wa taasisi. ShuleSasa ni huduma ya usimamizi wa elimu inayotolewa kupitia Vozua. Tunatumia taarifa za website na akaunti kuendesha huduma. Taasisi huamua madhumuni ya kutumia taarifa inazoingiza; ShuleSasa huzichakata kwa maelekezo yake, kulingana na makubaliano ya huduma na uchakataji wa taarifa.
2. Taarifa tunazochakata
Maombi yanaweza kujumuisha jina, jukumu, taasisi, mawasiliano ya kazi, nchi, aina na ukubwa wa taasisi pamoja na ujumbe. Akaunti huhifadhi taarifa za usajili, nywila zilizobadilishwa kwa hashing, mipangilio na historia ya matumizi. Moduli zinazotumika zinaweza kuwa na taarifa za wanafunzi na walezi, udahili, madarasa, mahudhurio, matokeo, wafanyakazi, hosteli, usafiri, ankara na malipo yaliyorekodiwa. Taarifa za kiufundi ni pamoja na session, anwani ya IP na logs za usalama au hitilafu. Usiweke taarifa za siri za wanafunzi katika fomu za umma.
3. Madhumuni na msingi wa matumizi
Tunatumia taarifa kujibu maombi, kuthibitisha watumiaji, kutunza kumbukumbu, kutoa huduma zilizoombwa, kuchunguza hitilafu na kulinda mfumo. Msingi unaweza kuwa mkataba, wajibu wa kisheria, maslahi halali ya uendeshaji au ridhaa, kulingana na matumizi na sheria husika. Taasisi inawajibika kubainisha msingi halali wa kumbukumbu zake na kutoa taarifa zinazofaa. Ombi la mawasiliano halikuandikishi kwenye matangazo. Hatuuzi taarifa binafsi wala kutumia kumbukumbu za taasisi kwa matangazo.
4. Watoto na kumbukumbu za taasisi
Akaunti za taasisi zisimamiwe na watu wazima wenye mamlaka. Taasisi ithibitishe mamlaka ya kuingiza taarifa za wanafunzi na walezi, ipate ridhaa ya mzazi au mlezi inapohitajika, na itoe ufikiaji kwa wafanyakazi wanaohusika tu. Demo hutumia taarifa za kubuni; usiingize mafaili halisi ya wanafunzi. Maombi kuhusu kumbukumbu ya mwanafunzi yaanze kwa taasisi ili ithibitishe mamlaka ya mwombaji na itupe maelekezo inapohitajika.
5. Watoa huduma na ushirikishaji
Watoa huduma za hosting na kiufundi huchakata taarifa zinazohitajika kuendesha na kutunza mfumo. Huduma za malipo au SMS zikiwezeshwa na kuombwa hupokea maelezo yanayohitajika kwa muamala au ujumbe huo. WhatsApp hupokea taarifa utakazochagua kutuma unapowasilisha ujumbe. Huduma ya ramani inaweza kupokea maombi ya kiufundi ramani inapofunguliwa. Masharti ya watoa huduma yanatumika kwa huduma zao huru. Taarifa zinaweza kutolewa kwa wajibu wa kisheria au uchunguzi wa matumizi mabaya. Taasisi haipewi kumbukumbu za taasisi nyingine.
6. Cookies na uhifadhi wa browser
Cookies muhimu hutunza session ya kuingia na kusaidia kuzuia matumizi yasiyoruhusiwa ya fomu. Browser inaweza kuhifadhi mapendeleo na rasimu ya mawasiliano. Hizi ni kazi za uendeshaji, si uundaji wa wasifu wa matangazo. Kwa sasa website ya umma haitumii scripts za matangazo au analytics za wengine. Unaweza kufuta cookies na site data katika browser; hatua hiyo inaweza kukuondoa kwenye akaunti na kufuta mapendeleo au rasimu. Website nyingine unazofungua zinaweza kuweka cookies zake.
7. Uhifadhi na kufunga akaunti
Taarifa hutunzwa kwa madhumuni yake na mahitaji ya mkataba, uhasibu, usalama au sheria. Maombi ya mawasiliano yanahakikiwa ndani ya miezi 12; yanayohitajika kwa uhusiano unaoendelea, mgogoro au wajibu wa sheria yanaweza kutunzwa zaidi. Uhifadhi, utoaji na ufutaji wa kumbukumbu za taasisi vikubaliwe na taasisi na kuzingatia wajibu wa kutunza kumbukumbu. Kufuta kwenye matumizi ya kawaida kunaweza kutoondoa mara moja backup au log ya usalama. Omba maelezo ya uhifadhi kabla ya kuingiza taarifa nyeti.
8. Usalama na uchakataji wa kimataifa
Huduma hutumia HTTPS, session zenye uthibitisho, hashing ya nywila, kutenganisha taasisi na uhifadhi wenye udhibiti. Usalama pia hutegemea ruhusa za taasisi, vifaa na utunzaji wa taarifa zilizopakuliwa. Hakuna mfumo wa mtandaoni unaoweza kutoa dhamana ya usalama kamili. Hosting, msaada au provider aliyewezeshwa anaweza kuchakata nje ya nchi yako. Masharti ya uhamishaji na ulinzi vikaguliwe kwa matumizi yanayokusudiwa; taarifa hii haiahidi hosting ya nchi maalumu. Matukio makubwa hushughulikiwa kwa kushirikiana na taasisi na mamlaka husika kulingana na sheria.
9. Haki zako na maombi
Kwa kuzingatia sheria na aina ya uchakataji, unaweza kuomba maelezo ya matumizi, ufikiaji, marekebisho, ufutaji, ukomo, uhamishaji au kupinga matumizi, na kuondoa ridhaa pale inapokuwa msingi. Kuondoa ridhaa hakubatilishi matumizi halali ya awali. Tunaweza kuthibitisha utambulisho na mamlaka kwa kiwango kinachofaa; wajibu wa sheria unaweza kuweka ukomo wa ombi. Tumia ukurasa wa mawasiliano na taja akaunti au taasisi bila kutuma nywila, PIN au OTP. Unaweza pia kuwasilisha malalamiko kwa mamlaka husika ya ulinzi wa taarifa.
10. Mawasiliano na mabadiliko
Kwa masuala ya faragha tumia ukurasa wa Mawasiliano au WhatsApp ya biashara +255 769 300 005 na uandike “Faragha”. Tuma taarifa zinazohitajika kueleza na kutambua ombi tu. Tunasasisha taarifa hii matumizi au huduma zinapobadilika na kuonyesha tarehe. Mabadiliko makubwa ya huduma ya taasisi yatawasilishwa kupitia mawasiliano yaliyokubaliwa au akaunti. Makubaliano ya uchakataji yaliyosainiwa yanatawala wajibu maalumu wa taasisi.
Taarifa za mamlaka
Personal Data Protection Commission · Tanzania
Office of the Data Protection Commissioner · Kenya
Usajili, ufikiaji na leseni
Video ya mfumo inapatikana kwa wote bila usajili. Trial ya siku 14 inapatikana bila kadi. Baada ya trial, workspace inahitaji malipo yaliyothibitishwa na mtoa huduma. Kifurushi cha mwezi au mwaka huisha mwisho wa muda uliolipiwa. Leseni ya mara moja huruhusu taasisi moja kuendelea kutumia toleo la sasa; haihamishi hakimiliki au umiliki wa source code. SMS, ada za mtoa huduma wa malipo na huduma za ziada za hosting au msaada hufuata makubaliano ya oda. Usiweke taarifa halisi za wanafunzi kwenye mfano wa maonyesho.